Datenschutzerklärung

Datenschutz im Verein der Freunde und Förderer der Vogt-Heß-Schule Herrenberg e.V.

Umgang mit den personenbezogenen Daten der Mitglieder.

Stand: 24.05.2018

 

Rechte der Mitglieder bezogen auf ihre personenbezogenen Daten

Jedes Mitglied des Vereins der Freunde und Förderer der Vogt-Heß-Schule Herrenberg e.V. (im Folgenden kurz "Förderverein" genannt) hat das Recht, Auskunft über seine bei dem Förderverein gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (siehe Abschnitt "Auskunftspflicht"). Für den Fall, dass die Daten unrichtig sind, hat das Mitglied das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen (siehe Abschnitt "Erfassen der personenbezogenen Daten der Mitglieder"). Weiter hat es das Recht, seine Daten löschen oder deren Verarbeitung einschränken zu lassen, wenn die Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist (siehe Abschnitt "Löschen der personenbezogenen Daten der Mitglieder").

Um von diesen Rechten Gebrauch zu machen, können Sie sich schriftlich oder per E-Mail an den Förderverein wenden (siehe Kontakt).

 

Erfassen der personenbezogenen Daten der Mitglieder

Ein (neues) Mitglied stellt über die Beitrittserklärung personenbezogene Daten dem Förderverein zur Verfügung. Diese umfassen:

  • Name (Nachname) und Vorname(n)
  • E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer
  • Straße (inkl. Hausnummer)
  • Postleitzahl, Wohnort
  • Im Falle eines SEPA-Lastschriftmandats
    • Name, Vorname des Kontoinhabers
    • Straße (inkl. Hausnummer)
    • Postleitzahl, Wohnort
    • Name des Kreditinstituts
    • IBAN, BIC

Nach dem Beitritt kann ein Mitglied per Mitteilung an den Förderverein (Brief, E-Mail, etc., siehe Kontakt) eine Änderung/Ergänzung der Daten beantragen.

 

Speichern der personenbezogenen Daten der Mitglieder

Die Mitgliederverwaltung und somit die Speicherung von personenbezogenen Daten der Mitglieder obliegt dem Kassierer (Mitglied des Vereinsvorstands). Somit hat keine dritte Person direkt Zugriff auf die aktuellen personenbezogenen Daten der Mitglieder.

Die Beitrittserklärung (immer in Papierform eingereicht) und Änderungen von personenbezogenen Daten (in Papierform oder ausgedruckt) werden im Ordner „Mitglieder“ (in der Obhut des Kassierers) abgelegt. Weiterhin werden die Daten in einer Excel-Datei „Mitglieder.xsl“ erfasst und gespeichert. Diese Excel-Datei und deren Sicherungskopien liegen auf Festplatten (extern oder eines Computers) des Kassierers, jedoch in einem verschlüsselten Laufwerk (BestCrypt v.9 for Windows der Firma Jetico Inc.). Das Passwort für dieses verschlüsselte Laufwerk kennt nur der Kassierer.

Zuletzt sind die Bankverbindungsdaten im Online-Banking der Kreissparkasse Böblingen hinterlegt (für den jährlichen Einzug der Mitgliedsbeiträge durch SEPA-Lastschrift). Das Passwort für das Online-Banking kennt ebenfalls nur der Kassierer.

 

Löschen der personenbezogenen Daten der Mitglieder

Eine Löschung kann allgemein nur für die E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder die Bankverbindung (bei Rücknahme des Lastschriftmandats) beantragt werden. Die Löschung erfolgt dann sofort nach Eingang der Mitteilung beim Kassierer.

Die Löschung der übrigen Daten kann nur bei Kündigung der Mitgliedschaft gefordert werden – die Löschung erfolgt spätestens innerhalb der nächsten zwei Jahre, auf Antrag des kündigenden Mitglieds auch direkt nach Ende des letzten Schuljahres, in dem die Mitgliedschaft noch bestand.

 

Nutzung der personenbezogenen Daten der Mitglieder

Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:

  • Einzug der Mitgliedsbeiträge gem. SEPA-Lastschriftmandat (Bankverbindung)
  • Bestätigung des Eintritts oder der Kündigung (Postadresse oder E-Mail)
  • Zustellung der Einladungen zur Mitgliederversammlung (Postadresse oder E-Mail)
  • Gelegentliche Benachrichtigungen über Aktivitäten oder Anliegen des Fördervereins (Postadresse, Telefonnummer oder E-Mail)
  • Kontaktaufnahme zu Fragen der Mitgliedschaft, z.B. bei unzustellbaren Einladungen zur Mitgliederversammlung oder Rücklastschriften (Postadresse, Telefonnummer oder E-Mail).

Die Bankverbindungen werden ausschließlich vom Kassierer für den Einzug der Mitgliedsbeiträge verwendet. Die übrigen personenbezogenen Daten können bei Bedarf vom Kassierer an andere Vorstandsmitglieder für oben genannte Verwendungszwecke überlassen werden. Es erfolgt keine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte.

 

Auskunftspflicht

Jedes Mitglied kann schriftlich beim Förderverein (per Brief oder E-Mail, siehe Kontakt) die von ihm beim Förderverein gehaltenen personenbezogenen Daten unter Angabe einer E-Mail-Adresse anfordern. Die Daten werden dann an diese E-Mail-Adresse, die mit der beim Förderverein hinterlegten E-Mail-Adresse übereinstimmen muss, unverschlüsselt übermittelt. Bei unbekannter oder nicht vorhandener E-Mail-Adresse muss der Antrag über das Schulsekretariat erfolgen, das eine Prüfung der Person (z.B. durch Vorlage eines Personalausweises) vornimmt und den Antrag an den Förderverein weiterleitet.

Eine Anfrage darf sich nur auf ein Mitglied beziehen, und pro Mitglied dürfen höchsten zwei Anfragen pro Jahr gestellt werden. Ausnahmen von dieser Regelung sind ebenfalls über das Schulsekretariat zu beantragen.